Wie sieht ein Home Office Praktikum aus? - Tipps für Arbeitgeber und Praktikanten

Arbeiten im Home Office wird immer beliebter und akzeptierter. Besonders durch die aktuelle Pandemie werden findet immer mehr Arbeit von zu Hause aus statt. Das gilt auch für Praktikas.

In diesem Artikel möchte ich von meinen Erfahrungen im Home Office Praktikum berichten und aus diesen schlussfolgern, was sowohl für Arbeitgeber*innen und auch Praktikant*innen zu beachten gibt.

Wie sieht ein Home Office Praktikum aus?

Im Zuge meines Studiengangs “Online Medien” ist ein Praktikumssemester im dritten Fachsemester Pflicht. Die Vorgaben der Hochschule sehen eine Beschäftigung von 95 Arbeitstagen in Vollzeit mit Tätigkeiten und einem eigenen Projekt in der Wertschöpfungskette von Online Medien vor.

Je nach Universität, Hochschule und Studiengang unterscheiden sich diese Vorgaben natürlich.

Meine Aufgaben im Home Office Praktikum

Die Hauptaufgabe, die sich auch durch fast das gesamte Praxissemester gezogen hat, war die Erstellung eines Webinars zum Thema “Was ist Inbound Marketing?”.

Außerdem schrieb ich Blogartikel auf Digital Affin und erstellte Beschreibungen für die meisten Tools auf ToolSpotter.

Mit welchen Tools arbeiten wir?

Da die Arbeit bei Inboundly schon immer und nicht erst seit der Pandemie Remote stattfindet, fand ich eine funktionierende Infrastruktur aus Tools mit Best-Practice Workflows vor.

Am ersten Arbeitstag des Home Office Praktikum traf ich mich über Zoom mit Jan, dem Gründer von Inboundly und Digital Affin und vielen anderen Projekten, für das Onboarding.

1. Knowledge Base: Am Anfang einer Anstellung oder eines Praktikums gehen Angestellte in GetOutline, der internen Wissensdatenbank, mit Jan zusammen den Onboarding-Artikel durch. Für alle wichtigen Tools sind bereits schon Konten erstellt, so muss man sich nur noch anmelden und ist bereit los zu legen. In der Wissensdatenbank gibt es außerdem Artikel zur Keyword-Recherche, zum Schreiben von Blog-Artikeln und vielem mehr, was vor allem am Anfang beim Einarbeiten und sich mit der neuen Arbeit vertraut machen hilft

2. Zeiterfassung: Die Zeiterfassung funktioniert mit clockodo, was einfach zu benutzen und bei weitem nicht so aufdringlich ist, wie andere Zeiterfassungstool. Anstatt Arbeitende komplett zu überwachen basiert das Tool auf Vertrauen.

3. Projektmanagement: Die Themenauswahl für Blog-Artikel und der gesamte Workflow der Redaktion findet in Trello statt. Das Tool ist einfach super geschickt um Aufgaben zu verteilen, neuen Personen zu Aufgaben hinzuzufügen.

4. Dokumenten-Management: Habe ich ein Thema ausgewählt schreibe ich den Artikel immer zuerst in Google Docs, um den Korrekturleser*innen einfachen Zugriff zu bieten. In Google Docs sind die alle Artikel “archiviert”. Für jedes Projekt gibt es eigene Artikel. Die Artikel für Digital Affin befinden sich in einem anderen Ordner wie die für move your office. Und in diesen Ordnern sind noch einmal Unterordner für die verschiedenen Autor*innen.

5. Grafik-Design: Die Grafiken und Eyecatcher erstelle ich mit Snappa, einem Design-Tool das unglaublich einfach zu benutzen ist und selbsterklärender nicht sein kann.

6. Kommunikation: Die Kommunikation findet über Slack statt. Dort gibt es verschiedene Channel für Themen die alle, nur die Redaktion oder nur die Entwickler betreffen. Und natürlich einen Channel zum Austausch über alle möglichen Dinge, die auch außerhalb der Arbeit stattfinden. Dort findet sich auch der interne Podcast über die aktuellen Geschehnisse im Unternehmen.

Ist ein Artikel korrigiert, pflege ich ihn in Chimpify ein und warte auf das “Ok” zum veröffentlichen.

Arbeitsprozesse & Arbeiten im Team

Zweimal in der Woche treffen wir uns gemeinsam im ganzen Team zu einem Work-Cycle.

Das heißt: 10-15 Minuten quatschen und dann 30 Minuten konzentriert arbeiten. Und das dreimal hintereinander.

Anfangs benutzten wir dafür auch Zoom, im Laufe des Praktikums probierten wir aber immer wieder andere Tools wie Whereby, Wonder, Jitsi und mehr aus.

Dank der schon super funktionierenden Infrastruktur aus Tools und den Best-Practice-Workflows in Trello laufen alle Arbeitsprozesse ohne Probleme ab. Jede/r weiß, was er/sie selber zu tun hat und bei welchen Schritten weitere Personen in den Arbeitsprozess mit eingebunden werden.

Auf was muss ich als Arbeitgeber*in beim Home Office Praktikum achten?

Um eine angenehme und lehrreiche Praktikumserfahrung zu bieten, musst du einige Dinge beachten.

Onboarding

Ein ausführliches Onboarding ist essentiell für die Arbeit im Remote Praktikum.

Nur wer Zugriff auf alle Tools hat, sich im Team willkommen fühlt und weiß was ihn/sie erwartet kann auch vernünftig arbeiten.

Mit einer Checkliste oder einem Artikel im Intranet, der internen Knowledge Base oder ähnliche Tools, kannst du hier einen standardisierten Prozess erstellen, den du mit neuen Praktikant*innen durchgehen kannst.

Andere Mitarbeitende vorstellen

Für ein angenehmes Arbeitsklima ist es wichtig die Kolleg*innen zu kennen und ein Teamgefühl zu entwickeln.

Das kannst du mit verschiedensten Methoden erreichen.

Gib deinen Praktikant*innen und Angestellt*innen zum Beispiel einen extra Channel in eurem Messaging Tool, in dem sie sich auch über Privates unterhalten können.

Virtuelle, gemeinsame Treffen, zum Beispiel zum Work-Cycle, sind auch ein guter Weg um Mitarbeitende kennenzulernen mit denen man nicht täglich zusammenarbeitet.

Eine gemeinsame Workation ist auch eine klasse Teambuilding-Methode.

Klares, eigenständiges Projekt

Die meisten Universitäten und Hochschulen geben vor, dass Praktikant*innen selbstständig an einem speziellen Projekt arbeiten sollen. Dafür musst du vorbereitet sein.

Suche dir also schon, am Besten bevor du eine Stellenausschreibung veröffentlichst, ein Projekt raus, dass du vielleicht sogar direkt in die Beschreibung packst.

Da sich der Zeitaufwand immer nur schwer abschätzen lässt, kannst du gemeinsam mit den Praktikant*innen das Projekt in kleine Meilensteine aufteilen. Das ist nicht nur für die Zeiteinteilung wertvoll, sondern vermeidet auch Frustration und schafft Erfolgserlebnisse beim Erreichen von Meilensteinen.

Gerade am Anfang ist es hilfreich, wenn du den Praktikant*innen immer mal wieder über die Schulter blickst, Tipps gibst und täglich einmal kurz die Fortschritte und eventuell auftretenden Probleme besprichst.

Bei fertigen Projekten ist es oftmals sehr hilfreich sich das Ganze mit den Praktikanten gemeinsam anzuschauen, denn aus konstruktiver Kritik und wertvolle Tipps erfahrener Personen können Praktikant*innen viel lernen.

Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden deine Praktikant*innen viele Fragen haben. Damit keine Mitarbeitende bei der Arbeit gestört werden und sich die aber auch nicht vom Team ausgeschlossen fühlen, solltest du eine bevorzugte Kontaktmöglichkeit und -Person besprechen.

Der letzte Tag des Praktikums

Am letzten Tag ist es für beide Seiten wertvoll sich nochmal gemeinsam zusammenzusetzen und über das Praktikum und die Erfahrungen zu sprechen.

Nicht nur können Praktikant*innen daraus wertvolle Tipps zur Selbstverbesserung ziehen, sondern mit ehrlichem und konstruktiven Feedback kannst du auch die zukünftigen Praktikas noch angenehmer, effizienter und lehrreicher gestalten.

Bist du von der Arbeit der Praktikant*innen begeistert, kannst du auch wenn du eine zusätzliche Arbeitskraft benötigst, eine längere Anstellung als Werkstudent*in oder Ähnliches anbieten.

Gerade Studenten werden es dir danken, wenn der ungeliebte Nebenjob an der Supermarktkasse einer Teilzeitarbeitsstelle im tatsächlichen Themenbereich des Studiums weicht.

Es ist eine Win-Win-Situation! Du gewinnst eine neue, wissbegierige Arbeitskraft und die Praktikanten bilden sich neben der trockenen Theorie des Studiums auch in der Praxis weiter. Das macht sich nicht nur gut im Lebenslauf, sondern bringt auch wertvolle Erfahrung mit sich.

Und wer weiß, vielleicht gewinnst du dadurch, wenn das Studium zu Ende ist, eine top ausgebildete, motivierte Arbeitskraft, die sich in deiner Unternehmensstruktur schon auskennt und vernetzt ist.

Auf was muss ich als Praktikant*in im Home Office achten?

Ein Praktikum im Home Office ist ein Crashkurs in Selbstständigkeit und Selbstdisziplin.

Du wirst immer wieder abgelenkt und versucht werden deine Arbeit zu unterbrechen. Netflix, Youtube, Twitch und Steam sind schließlich nur einen Klick entfernt.

Ziele festlegen

Lege dir am Anfang deines Remote-Praktikums Ziele fest, die du erreichen möchtest:

• Welche Fähigkeiten möchtest du ausbauen?
• Welche Skills möchtest du erlernen?
• Welche Themen-/Berufsfelder interessieren dich genau?
• Wie lerne ich meine Zeit effektiv managen?

Im Praktikum kannst du dann gezielt nach Aufgaben fragen, die sich mit deinen Zielen decken und dir Spaß machen. Hast du Spaß bei der Arbeit und lernst dazu, ist die Versuchung “mal kurz ein Youtube-Video zu schauen” weniger.

Außerdem zeigt das Fragen nach speziellen Aufgaben Eigeninitiative und Motivation.

Arbeitsplatz einrichten

Deinen Arbeitsplatz vernünftig einzurichten ist wichtig um Ablenkung zu minimieren.

Hast du keinen Schreibtisch und musst an deinem Schminktisch arbeiten, räum alle Lippenstifte und Mascaras beiseite, arbeitest du an deinem Hobby-Tisch stell deine Warhammer Miniaturen und Farben beiseite. So kommst du nicht in Versuchung deine Arbeit und Konzentration zu unterbrechen.

Versuche außerdem alle Ablenkungen am Rechner auszublenden. Schließe alle Tabs und Programme die nicht für die Arbeit relevant sind. Notifications von Discord, Steam und Co. lenken dich nur unnötig ab.

Eine Möglichkeit, ist ein extra Arbeitskonto an deinem Rechner einzurichten um die Trennung von Arbeit und Freizeit zu festigen.

Auch deinem Umfeld sollte klar sein, dass du arbeitest. Lass deine Eltern oder Mitbewohner*innen genau wissen wann deine Arbeitszeiten sind und du nicht gestört werden willst.

Kolleg*innen kennenlernen

Deine Kolleg*innen zu kennen ist essentiel. Nur so weißt du, an wen du dich bei welchen Fragen wenden musst.

Dazu kannst du dich, auch schon bevor das Praktikum von Zuhause beginnt, auf der Webseite des Unternehmen informieren. Oft gibt es dort eine Seite auf der zumindest die Geschäftsbereichsleiter*innen, wenn nicht sogar alle Mitarbeitende vorgestellt werden.

Damit deine Kolleg*innen wissen mit wem sie es zu tun haben, solltest auch du dich vorstellen.

Dabei musst du nicht deinen ganzen Lebenslauf vortragen. Es reicht vollkommen wenn du beim Kontakt mit bisher unbekannten Personen einfach kurz etwas zu deinen Aufgaben und deiner Motivation im Praktikum sagst.

Feedback zum Praktikum

Für viele Arbeitgebende ist die Situation im Home Office aufgrund der aktuellen Situation selbst neu.

Eine neue, unbefangene Sicht auf interne Vorgänge und Workflows deckt oft Optimierungsmöglichkeiten auf. Scheu dich daher nicht, während und am Ende des Praktikums ehrliches Feedback zu geben.

Konstruktive Vorschläge sollten eigentlich immer willkommen sein und tragen zur Verbesserung der Praktikumserfahrung für dich und nachkommende Praktikant*innen bei.

Fazit - Arbeitgebende Unternehmen und Praktikant*innen profitieren vom Home Office Praktikum

Ich habe in meinem Remote Praktikum einiges gelernt. Aber nicht nur zu studienrelevanten Themen wie Inbound Marketing und SEO. Ich habe mich auch persönlich weiterentwickelt, da ich Selbstdisziplin und Zeitmanagement ganz neu lernen musste.

Aufgrund der aktuellen Pandemie bieten immer mehr Unternehmen die Arbeit und auch Praktikas aus dem Home Office an.

Auch wenn Deutschland insgesamt beim Thema Digitalisierung noch am Anfang steht, gibt es vor allem bei jungen, kleineren und damit flexibleren Unternehmen immer mehr die Möglichkeit Remote zu arbeiten.

Sowohl für Arbeitgebende und Praktikant*innen ist ein Home Office Praktikum eine wertvolle Erfahrung.

Hast du schon Erfahrungen mit Praktika im Home Office?

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